Personel izinleri yasalara uygun şekilde takip edilmelidir:
- İzin Politikalarını Belirleyin: Öncelikle işletmenizin izin politikalarını belirleyin. Hangi tür izinlerin geçerli olduğunu, izin taleplerinin nasıl yapılacağını ve onay süreçlerini netleştirin.
- İzin Talep Süreci: Çalışanlara izin taleplerini nasıl yapacaklarını ve hangi süreçleri izleyeceklerini açıklayın. İzin taleplerinin hangi yollarla iletilmesi gerektiğini belirleyin.
- İzin Kayıtlarını Tutun: Çalışanların izin taleplerini ve kullanımlarını kayıt altına alın. İzin türleri, kullanılan izin günleri, kalan izin bakiyeleri gibi verileri düzenli olarak güncelleyin.
- Yasal Uyumluluk: İzin süreçlerinin yasal düzenlemelere uygun olduğundan emin olun. Çalışma kanunlarına, iş yasalarına ve sözleşmelere uygun şekilde izin süreçlerini yönetin.
- İzin Takip Sistemi: İzin takip sistemleri veya dijital platformlar kullanarak izinleri otomatik olarak yönetin ve izin verilerini güvenli bir şekilde saklayın.
- Raporlama ve Analiz: İzin kullanımıyla ilgili düzenli raporlar oluşturun. Bu raporlar, izin türlerine göre kullanımı, izin taleplerinin durumunu, izin bakiyelerini ve benzeri verileri içerir.
- Personel Bilgilendirme: Çalışanları izin politikaları, izin süreçleri ve izin takibi konusunda düzenli olarak bilgilendirin. Çalışanların izin hakları konusunda şeffaf olun.
Yıllık İzin Süreleri
Özellikle yıllık izin süreleri ile ilgili 4857 sayılı kanunda belirli yaş gruplarına yönelik özel bir düzenleme bulunmaktadır. Personel izinleri 18 ve daha küçük yaştaki işçileriniz ve 50 ve daha yukarı yaştaki işçilerinize verilecek yıllık izin süresi en az 20 gün olmalıdır. Bunun anlamı; örneğin 16 yaşında bir işçi, hizmet süresi beş yıldan az dahi olsa, 18 yaşına gelinceye kadar, her yıl için yıllık izinlerini 14 gün olarak değil 20 gün üzerinden kullanacaktır.
Yıllık izin süresi, işyerindeki kıdeme göre hesaplanır. Eğer işçinin işyerinde bir yıldan beş yıla kadar (beş yıl dâhil) hizmeti varsa yıllık izin süresi 14 günden; beş yıldan fazla on beş yıldan az hizmeti varsa 20 günden; on beş yıl ve daha fazla hizmeti varsa 26 günden az olamaz. Yer altı işlerinde çalışan işçiler için bu süreler dörder gün arttırılarak uygulanır.
Bu adımları takip ederek personel izinleri ni yasalara uygun şekilde takip edebilirsiniz. Böylece izin süreçlerini etkin bir şekilde yönetebilirsiniz. Ayrıca, işletmenizin ihtiyaçlarına göre izin takip sistemlerinden faydalanarak izin süreçlerini otomatikleştirebilir ve verimliliği artırabilirsiniz.
